บทที่ 8
กระบวนการสื่อและข้อมูล (Data and Information Processing)

กระบวนการข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ที่สำคัญ
     ข้อมูล
           - การจัดเก็บความจริง
           - ข้อมูลดิบ
     การสื่อสาร
           - การใช้ประโยชน์การสื่อสาร
           - ทำให้เป็นระบบ

ข้อมูลการสื่อสาร
     ขั้นตอนการดำเนินงานข้อมูล
           1. การบันทึกและการจัดเก็บ
           2. ตรวจสอบความจริง
           3. มีข้อมูล สำเนาสำรอง
           4. แยกประเภท
           5. แบ่งตามลักษณะ
           6. มีความกรมกลืน
           7. สามารถคำนวณได้
           8. ตรวจสอบอย่างระเอียดและคืนสู่สภาพเดิมได้
           9. สรุปและรายงานก้อเขียน
           10. การสื่อสาร

ประเภทของการประมวลผลข้อมูล
     การประมวลผลข้อมูลแบ่งออกได้เป็น 3 แบบ คือ
           1. การประมวลผลด้วยมือ (Manual Data Processing)
                 การประมวลผลด้วยมือ หมายถึง การใช้แรงงานคนเป็นหลักในการประมวลผล โดยมีอุปกรณ์ต่าง ๆ เข้ามามีส่วนร่วมในการประมวลผล
เช่น ดินสอ ปากกา ไม้บรรทัด กระดาษ ลูกคิด เครื่องคิดเลข วิธีการประมวลผลด้วยมือเหมาะกับงานที่มีปริมาณไม่มากนัก และอยู่ในภาวะที่แรงงานยังมีการ
จ้างงานที่ไม่สูงนัก
           2. การประมวลผลด้วยมือกับเครื่องจักรกล (Manual With Machine Assistance Data Processing)
                การประมวลผลด้วยมือกับเครื่องจักรกล หรือการประมวลผลด้วยเครื่องจักรกล ซึ่งการประมวลผลแบบนี้จะเหมาะกับงานระดับกลางที่มีปริมาณไม่มากนัก
และต้องการความเร็วในการทำงานในระดับพอสมควร การทำงานจะอาศัยแรงงานคนร่วมกับเครื่องจักรกล เครื่องที่ใช้กันมาก คือ เครื่องทำบัญชี
หรือเครื่องประมวลผลกึ่งอิเล็กทรอนิกส์ (Semi-electronic Data Processing)
           3. การประมวลผลด้วยเครื่องอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Data Processing)
                การประมวลผลด้วยเครื่องอิเล็กทรอนิกส์ หรือการประมวลผลด้วยเครื่องคอมพิวเตอร์ เรียกย่อ ๆ ว่า EDP คือ การประมวลผลด้วยเครื่องคอมพิวเตอร์
ซึ่งงานที่เหมาะสมกับการประมวลผลด้วยเครื่องคอมพิวเตอร์คือ งานที่มีลักษณะดังนี้
                - งานที่มีปริมาณมาก ๆ
                - ต้องการความเร็วในการประมวลผล
                - ต้องการความละเอียดและความถูกต้องของงานสูง
                - งานที่มีขั้นตอนยุ่งยาก ซับซ้อน หรือมีลักษณะที่ทำงานแบบเดิมซ้ำกันหลาย ๆ รอบ
                - มีการคำนวณที่ยุ่งยากซับซ้อน
เช่น ระบบงานทะเบียนและวัดผล ระบบงานการจองตั๋วเครื่องบิน หรือระบบงานด้านการเงินและธนาคาร เป็นต้น

ขั้นตอนการประมวลผลด้วยเครื่องอิเล็กทรอนิกส์
     การประมวลผลข้อมูลด้วยคอมพิวเตอร์แบ่งออกเป็น 3 ขั้นตอน คือ
           1. การเตรียมข้อมูลเข้า (Input Data) คือ การเก็บรวบรวมข้อมูลให้พร้อมที่จะทำการจัดเก็บ บันทึก และประมวลผล ซึ่งประกอบไปด้วย
                1.1 การลงรหัส (Coding) คือ การใช้รหัสแทนข้อมูล ซึ่งทำให้ข้อมูลอยู่ในรูปที่กะทัดรัด เพื่อความสะดวกแก่การประมวลผล รหัสที่ใช้อาจตัวเลขหรือ
ไม่ใช่ตัวเลขก็ได้
                1.2 การแก้ไข (Editing) คือ การตรวจสอบข้อมูลให้มีความถูกต้องและเป็นไปได้ (เช่น ข้อมูลอายุ ควรจะอยู่ระหว่าง 0 - 100 ปี เป็นต้น)
ก่อนนำไปใช้งาน โดยมีการปรับปรุงแก้ไขเท่าที่จำเป็น
                1.3 การแยกประเภท (Classifying) คือ การจัดประเภทของข้อมูลหรือจำแนกข้อมูลออกเป็นกลุ่มเพื่อความสะดวกแก่การนำไปประมวลผล
เช่น ร้านค้าย่อยอาจจะจำแนกเป็นชนิดของสินค้า แผนกที่ขาย ผู้ขาย หรือจำแนกหมวดอื่น ๆ ตามที่ผู้จัดร้านเห็นว่ามีประโยชน์ต่อการดำเนินงาน
                1.4 การแปรสภาพข้อมูล (Transforming) คือ การเปลี่ยนสื่อ หรือตัวกลางที่ใช้บันทึกข้อมูลเพื่อให้อยู่ในรูปที่สามารถนำไปประมวลผลต่อไปได้
เช่น การเจาะข้อมูลลงบนบัตร เพื่อให้คอมพิวเตอร์สามารถรับไปประมวลผลได้
           2. การประมวลผล (Processing) ได้แก่ วิธีการจัดการกับข้อมูล ซึ่งอาจเป็นการบวก ลบ คูณ หาร หรือการคำนวณ และเปรียบเทียบลักษณะต่าง ๆ
ที่กำหนดไว้
           3. การนำเสนอข้อมูล (Output) คือ การเอาผลลัพธ์ที่ได้จากการประมวลผลมาแสดงให้ผู้อื่นทราบ อาจจะแสดงไว้ในรูปรายงาน ตาราง หรือ
แบบใดก็ได้ที่สามารถนำเสนอให้ผู้อื่นเข้าใจได้ง่าย
                3.1 การสรุปผล (Summarizing) คือ การนำเอาข้อมูลทั้งหมดที่มีอยู่มากลั่นกรอง และย่อลงให้เหลือเฉพาะส่วนที่จำเป็น เพื่อที่จะนำไปปฏิบัติให้
คล่องตัวและใช้ประกอบการตัดสินใจ
                3.2 การเก็บข้อมูล (Storing) เพื่อให้สามารถใช้ข้อมูลต่าง ๆ ได้อีกในอนาคตจึงจำเป็นต้องมีการจัดเก็บไว้อย่างเป็นระเบียบในระบบคอมพิวเตอร์มักจะ
บันทึกลงเทปแม่เหล็กหรือจานแม่เหล็ก
                3.3 การค้นหาและการเรียกใช้ข้อมูล (Searching and Retrieving) คือ การค้นหาข้อมูลในแฟ้มข้อมูล และเรียกข้อมูลนั้นกลับมาใช้งาน เช่นนำข้อมูล
กลับมาแก้ไข ปรับปรุง
                3.4 การทำสำเนาข้อมูล (Reproduction) ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลดิบที่ได้มาใหม่ หรือข้อมูลจากการประมวลผลในบางครั้งต้องการข้อมูลหลายชุด
จึงจำเป็นต้องมีการสำเนาข้อมูลออกมาใช้หลาย ๆ ชุด